ChatGPTで会議内容を整理する方法｜要約・議事録作成の活用例

会議が終わった後、「誰が何を担当するのか分からない」「議事録を作るのに時間がかかる」「重要な決定事項が埋もれてしまう」といった経験はないでしょうか。

ChatGPTを活用すると、会議の内容を整理したり、要約したり、議事録の下書きを作成したりできます。すべてを自動化できるわけではありませんが、会議後の事務作業を効率化する手段として役立ちます。

この記事では、ChatGPTを使って会議内容を整理する基本的な方法、議事録作成の流れ、活用例、利用時の注意点について初心者向けに解説します。

ChatGPTで会議内容を整理できる理由

ChatGPTは、長い文章を読み取り、重要な内容を整理したり、要点をまとめたりすることが得意です。

例えば、会議のメモや文字起こしデータを入力すると、決定事項、課題、担当者、今後の予定などを項目ごとに整理できます。

ただし、ChatGPTは会議に参加していたわけではありません。入力された情報だけをもとに整理するため、内容が不足している場合は正確な議事録を作成できません。

ChatGPTでできること

活用内容	できること
要約	長い会話を短く整理する
議事録作成	見出し付きで読みやすくまとめる
決定事項整理	決まった内容だけを抽出する
タスク整理	担当者と作業内容を一覧化する
課題整理	未解決事項をまとめる
文章修正	読みやすい文章へ整える

このように、会議後に必要となる整理作業の多くを補助できます。

会議内容を整理する基本的な流れ

1．会議内容を準備する

ChatGPTは、入力された内容をもとに整理します。そのため、会議内容をテキストとして準備する必要があります。

• 会議中に取ったメモ
• 録音を文字起こしした文章
• オンライン会議の文字起こし
• 箇条書きのメモ

多少文章が乱れていても問題ありません。重要なのは、会話内容ができるだけ抜けなく記録されていることです。

2．整理したい内容を伝える

単に「議事録を作ってください」と依頼するよりも、何を整理したいのかを具体的に伝えることで、希望に近い結果になります。

この会議内容から、決定事項、課題、担当者、次回までの作業を分けて整理してください。

必要に応じて、文字数や表形式なども指定できます。

3．内容を確認して修正する

ChatGPTが作成した議事録は、そのまま配布するのではなく、内容を確認しましょう。

• 決定事項に誤りがないか
• 担当者名が正しいか
• 期限が抜けていないか
• 重要な内容が省略されていないか
• 会議の意図と一致しているか

最終確認は、人が行うことが重要です。

ChatGPTで議事録を作るプロンプト例

目的に応じて指示を変えることで、必要な形式の議事録を作成できます。

シンプルな議事録

次の会議内容を議事録として整理してください。見出しを付け、読みやすい文章でまとめてください。

決定事項を中心に整理

会議内容から決定事項だけを箇条書きで整理してください。

担当者ごとのタスク整理

担当者、作業内容、期限を表形式で整理してください。

経営者向けの要約

会議全体を300文字程度で要約し、経営者が短時間で内容を把握できるようにしてください。

議事録作成の活用例

会議の種類	活用例
営業会議	案件状況・次回アクション整理
社内会議	決定事項・担当者一覧作成
打ち合わせ	顧客要望と宿題整理
プロジェクト会議	進捗・課題・期限の整理
経営会議	重要事項の要約作成

会議の種類によって整理したい項目は異なります。目的に合わせて指示を変更すると、より実用的な議事録になります。

ChatGPTを活用するメリット

• 議事録作成時間を短縮できる
• 長い会話を短時間で要約できる
• 担当者ごとの作業を整理できる
• 決定事項を一覧化できる
• 読みやすい文章へ整えられる
• 会議後の共有資料を作りやすい

特に、文字起こしデータをそのまま読むよりも、重要なポイントだけを把握しやすくなる点が大きなメリットです。

利用するときの注意点

重要な内容は必ず確認する

ChatGPTは文章を整理することは得意ですが、会話の意図を誤って解釈する場合があります。

担当者や期限、金額、決定事項などは、会議参加者が必ず確認しましょう。

個人情報や機密情報に注意する

会議内容には、顧客情報や社内情報が含まれることがあります。

会社のルールや利用するAIサービスの設定を確認し、必要に応じて個人名や企業名を伏せるなどの対応を行いましょう。

要約による情報の省略に注意する

短くまとめるほど、一部の情報は省略されます。重要な議論や背景まで削除されていないか確認することが大切です。

より精度を高めるコツ

• 会議の目的を最初に伝える
• 参加者を記載する
• 決定事項と検討事項を分けるよう依頼する
• 担当者と期限を表にするよう指示する
• 不足情報があれば質問するよう依頼する

指示を具体的にするほど、実際の業務で利用しやすい議事録になります。

まとめ

ChatGPTは、会議内容の要約や議事録作成を効率化する便利なツールです。

• 会議内容を要約できる
• 議事録を読みやすく整理できる
• 決定事項や担当者を一覧化できる
• 文字起こしデータを効率よく整理できる
• 最終確認は人が行う必要がある
• 機密情報や個人情報の取り扱いに注意する

会議後の整理作業をすべて手作業で行うのではなく、ChatGPTを下書き作成や要約の補助として活用することで、資料作成の時間を短縮しながら、情報共有の質を高めることができます。