ビジネス挨拶状を印刷する方法｜会社設立・移転・社長交代など法人向けに解説

会社を経営していると、会社設立、事務所移転、社長交代、役員変更、周年など、 取引先や関係者へ正式にお知らせしたい場面があります。

メールや電話で連絡できる時代ですが、重要な節目では、 現在でもビジネス挨拶状が使われることがあります。

一方で、いざ挨拶状を作ろうとすると、 「どんな文章にすればいいのか」「自社で印刷するべきか」 「専門の印刷サービスへ頼んだ方がいいのか」と迷う方も多いでしょう。

この記事では、法人・個人事業主向けに、 ビジネス挨拶状が使われる主な場面、自作と印刷サービスの違い、 作成するときに確認しておきたいポイントを分かりやすく解説します。

ビジネス挨拶状とは？

ビジネス挨拶状とは、会社や事業に関する重要な出来事を、 取引先・顧客・関係者などへ正式に伝えるための案内状です。

日常的な連絡であればメールで十分な場合もありますが、 会社の設立や移転、代表者の変更など、 相手にきちんと伝えておきたい内容では、 書面による挨拶状が選ばれることがあります。

特に長く取引している会社や重要な顧客に対しては、 単なる事務連絡ではなく、 今後も良好な関係を続けたいという意思を伝える役割もあります。

ビジネス挨拶状が使われる主な場面

ビジネス挨拶状といっても用途は一つではありません。 会社の状況によって、さまざまな場面で必要になります。

会社を設立したとき

新しく法人を設立した際に、 取引先や関係者へ会社設立を知らせるための挨拶状です。

会社名、代表者名、所在地、営業開始日など、 今後の取引に必要となる情報も併せて伝えられます。

事務所・店舗を移転したとき

会社や店舗の所在地が変わった場合は、 取引先が旧住所へ郵便物を送ってしまうことなどを防ぐためにも、 早めの案内が重要です。

新住所だけでなく、移転日や電話番号などに変更がある場合は、 必要な情報を整理して記載します。

社長・代表者が交代したとき

代表取締役や代表者の変更は、 取引先にとっても重要な情報です。

新しい代表者の就任を知らせるとともに、 これまでの関係への感謝や、 今後も変わらぬ付き合いをお願いする内容を盛り込むのが一般的です。

役員変更・組織変更があったとき

役員の就任・退任や大きな組織変更などについて、 関係先へ知らせる際にも挨拶状が利用されます。

会社の周年・節目を迎えたとき

創業10周年、20周年などの節目に、 これまでの感謝を伝えるために挨拶状を送るケースもあります。

記念行事やキャンペーンなどを実施する場合は、 その案内を兼ねることもできます。

事業承継・事業譲渡などがあったとき

会社や事業の体制が大きく変わる場合にも、 取引先が不安を感じないよう、 必要な情報を正式に伝えることが重要です。

ビジネス挨拶状は自分で作れる？

ビジネス挨拶状は、Wordなどを使って自社で作成することもできます。

送付先が数件程度で、社内に文章作成や印刷に慣れた人がいる場合は、 自作でも十分対応できるでしょう。

ただし、送付件数が増えると、 文章作成だけでなく、レイアウト調整、印刷、宛名作成、 封入、発送などの作業が発生します。

例えば100社へ送る場合、 挨拶文そのものは一度作れば済みますが、 100件分の宛先確認や発送準備が必要です。

本来の業務をしながら行う場合には、 想像以上に時間がかかる可能性があります。

自作と印刷サービスはどう違う？

どちらが正解ということではありません。

少部数なら自作、送付先が多かったり、 文面や印刷を効率よく進めたい場合は専門サービスというように、 部数と作業時間を基準に判断すると分かりやすいでしょう。

ビジネス挨拶状の印刷サービスという選択肢

自社で文章作成から印刷・発送準備まで行うのが大変な場合は、 ビジネス挨拶状を専門に扱う印刷サービスを利用する方法があります。

今回紹介するサービスでは、 会社設立・移転・社長交代など、 ビジネス用途に合わせた文例が用意されています。

文章を一から考える負担を減らしたい方や、 まとまった部数を準備したい会社にとって、 検討できる選択肢の一つです。

※サービス内容・料金・納期・キャンペーン等は変更される場合があります。最新情報は広告先の公式ページでご確認ください。

印刷サービスを選ぶときに確認したいポイント

ビジネス挨拶状のサービスを利用する場合は、 単純に価格だけで選ぶのではなく、 実際の作業に必要な機能を確認しておきましょう。

用途に合った文例があるか

会社設立と社長交代では、当然ながら挨拶文の内容が異なります。

自分の目的に近い文例が用意されていれば、 一から文章を作る負担を減らせます。

必要な日までに発送できるか

挨拶状は、内容だけでなく送るタイミングも重要です。

「作成したものの発送が間に合わない」ということがないよう、 注文前に出荷予定日や納期を確認しましょう。

宛名や投函まで依頼できるか

印刷そのものよりも、 大量の宛名処理や発送準備に時間がかかる場合があります。

送付先が多い場合は、 どこまでの作業をサービス側へ任せられるのかも確認ポイントです。

料金の総額を確認する

表示されている基本料金だけでなく、 印刷枚数、用紙、宛名、送料などを含めた 最終的な費用を確認して比較しましょう。

挨拶状を作る前に準備しておきたい情報

サービスを利用する場合でも、 事前に必要な情報を整理しておくとスムーズです。

• 挨拶状を送る目的
• 会社名・屋号
• 代表者名
• 新住所・旧住所
• 電話番号など変更になる連絡先
• 会社設立日・移転日・就任日などの日付
• 送付予定日
• 送付先一覧
• 必要部数

特に会社移転の場合は、 住所だけでなく電話番号やFAX番号など、 ほかに変更事項がないか確認しておきましょう。

ビジネス挨拶状の文章で意識したいこと

挨拶状では、情報を伝えるだけでなく、 相手との関係を意識した文章にすることが大切です。

例えば会社移転なら、 単に「住所が変わりました」と伝えるだけではなく、 日頃の取引への感謝と、 今後も変わらぬ付き合いをお願いする内容を組み合わせます。

また、社長交代などの場合には、 旧代表者と新代表者の関係や就任日など、 相手が知っておくべき情報を分かりやすくまとめる必要があります。

文面に迷った場合は、 ビジネス用途の文例を参考にしながら、 自社の状況に合わせて調整すると作りやすくなります。

メールだけではいけない？

すべての案内を挨拶状で行う必要はありません。

普段からメール中心でやり取りしている相手なら、 メールでの案内が適している場合もあります。

一方で、会社設立、代表者変更、長年取引している会社への重要な案内などでは、 書面による挨拶状を選ぶこともできます。

大切なのは、 「メールか挨拶状か」ではなく、相手との関係や知らせる内容に合った方法を選ぶことです。

送付先が多いほど早めの準備がおすすめ

挨拶状で意外と時間がかかるのが、 送付先の整理です。

取引先の担当者が変わっていたり、 会社が移転していたりする可能性もあります。

特に数十社、数百社へ送る場合は、 印刷直前になって宛先を集めるのではなく、 早めに送付リストを整理しておくと安心です。

印刷サービスを利用する場合も、 まず「誰に送るのか」を確定してから準備を進めると、 注文後の作業がスムーズになります。

こんな会社・事業者は印刷サービスを検討しやすい

• 会社設立の案内を複数の取引先へ送りたい
• 事務所移転をきちんと書面で知らせたい
• 社長・代表者交代の挨拶状を準備したい
• 文章を一から考える時間を減らしたい
• 自社で大量印刷する手間を減らしたい
• 送付先が多く、発送準備まで効率化したい

反対に、送付先がごく少数で、 社内ですぐに作成・印刷できる場合は、 無理に専門サービスを利用する必要はありません。

ビジネス挨拶状を準備するなら

会社設立や移転、社長交代などは、 会社にとって何度もある出来事ではありません。

だからこそ、いざ必要になったときに 「どんな文章にすればいいのか分からない」 「印刷や発送まで手が回らない」 という状況になりがちです。

少部数なら自社で作成する方法もありますが、 送付先が多い場合や作業時間を抑えたい場合は、 ビジネス挨拶状の専門サービスを利用する方法も比較してみてください。

※本記事はビジネス挨拶状に関する一般的な情報を提供するものです。サービスの料金・納期・対応内容等は、広告先の公式ページで最新情報をご確認ください。